No Brasil, é pontual a fraude nas prestações de contas condominiais, fraude nas cooperativas de serviços e sindicatos, quer seja por ausência de controle interno eficaz, por facilidade de acesso de pessoas alheias a gestão ou por ocasião de desvios cometidos pelos seus gestores ou até por administradoras terceirizadas.
Os tipos de fraudes mais frequentes detectadas quando da contratação da auditoria de prestação de contas, são:
1 – Não lançar receitas de acordos ou mesmo recebimentos no caixa de valores das cotas mensais;
2 – Saques sem comprovação ou contratação de serviços desnecessários;
3 – Falsificação de comprovantes de despesas, superfaturamento em notas fiscais de compras/serviços;
4 – Desvio de materiais adquiridos em nome da entidade;
5 – Cobranças excessivas com cópias, material de escritório, quilometragem, entre outras;
6 – Recebimentos de cotas em atraso (com baixa na inadimplência), sem a entrada dos recursos na conta do condomínio e acordos firmados com concessão de descontos indevidos;
7 – Pagamento de propina na compra de bens e serviços;
8 – Desvios de recursos acobertados por documentos falsos – notas fiscais frias, recibos de empregados fantasmas, cópia de cheque, etc.;
9 – Desvio de recursos do caixa pequeno;
10 – Exposição da entidade frente à Previdência Social e à Receita Federal na retenção e recolhimento do Imposto de Renda na fonte de prestadores de serviços, alguns mesmos fantasmas, facilmente detectados por
uma consulta do CNPJ.
Algumas recomendações de auditoria preventiva que podem ser adotadas para manter a transparência das contas de ganhos e gastos destas entidades:
1 – Efetuar seu fechamento mensal e apresentar a pasta de prestação de contas mensais com os documentos originais, para possibilitar a conciliação entre o extrato financeiro e os documentos.
2 – Apesar da existência do síndico (no caso de condomínios) e gestores (para associações, sindicatos e cooperativas) deve sempre existir uma comissão responsável pela fiscalização das contas.
3 – A manutenção preventiva das condições do prédio e/ou estabelecimento onde funciona a sede sindical ou da cooperativa, bem como de seus equipamentos de ativo fixo também demonstra transparência, eficiência e reduz gastos futuros.
4 – É fundamental manter uma conta bancaria separada, uma vez que o caixa da entidade (condomínio, sindicato ou cooperativa) não se confunde e não se mistura com o dinheiro ou com o numerário pertencente aos seus dirigentes ou integrantes e vice-versa.
5- A documentação mensal deve ser mantida em ordem, evidenciando todas as receitas e despesas, e deve compor a apresentação mensal do demonstrativo de despesas com data determinada previamente para tal.
6 – Contratações – No caso de despesas extras, como reformas, obras e renovação de contratos, a boa prática gerencial e contábil é efetuar a cotação de no mínimo (03) três fornecedores. A decisão para a contratação deve considerar a qualidade de produtos e serviços prestados, o preço, a forma de pagamento e o prazo de entrega ou conclusão, sendo a melhor escolha voltada ao interesse da entidade, evitando-se totalmente a prática de favorecimento por questão de relações sociais.
7 – No caso de administração terceirizada, o gestor local poderá ser o fiscalizador de alguma irregularidade por parte destas, conciliando mensalmente todas as receitas e despesas, como eventuais despesas decorrentes de cotação de preços, tanto para serviços quanto para materiais. Acompanhar o saldo diariamente, quando possível, também auxilia muito nesse controle.
8 – Quando algum integrante da entidade (morador, sindicalista ou cooperado) tiver dúvidas sobre os lançamentos, deve solicitar reunião com o gestor e Conselho Fiscal, para averiguar os documentos originais. Ele pode verificar a documentação, marcando dia e horário, para checar se as decisões das assembleias estão sendo respeitadas e exigir o demonstrativo mensal de despesas são formas de certificar-se de a gestão vem sendo realizada com responsabilidade.
9 – A obrigação do gestor é apresentar uma prestação de contas e manter a documentação disponível por, no mínimo, cinco anos. Mas, independentemente de obrigação, é necessário registrar toda movimentação financeira, em livro-caixa ou outra forma, razão ou diário geral.
10 – Como atitude preventiva, uma alternativa é realizar uma AUDITORIA DE GESTÃO, a qual passa a ser a constatação trimestral, de que a entidade (condomínio, sindicato ou cooperativa) atua corretamente na prestação de contas e cumpre suas obrigações acessórias.
Quando é interessante pensar em contratar a auditoria?
Quando a prestação de contas condominiais em forma de Balanço Mensal não for aprovada, o síndico ou conselho fiscal podem contratar uma auditoria.
A maioria destes casos costuma ficar sem aprofundamentos, o que pode gerar problemas com os inadimplentes no futuro.
O ideal é esclarecer quais itens ficaram pendentes e solicitar um prazo para que as explicações sejam feitas. Para isto, deverá ser convocada uma nova assembleia.
Quem fez o Balanço deve dar uma explicação convincente ou, se realmente houver um erro (o que pode acontecer), consertá-lo.
Nas situações nas quais a discordância persistir, a pessoa que aprova a prestação de contas deve utilizar sempre o bom senso e avaliar o seu teor e qual o montante envolvido, acionando os mecanismos previstos na Convenção do Condomínio tais como: solicitar esclarecimentos via Conselho Fiscal, via assembleia e, por último, se for o caso, exigir por meios judiciais uma prestação de contas.
O ideal em auditoria de prestação de contas condominiais, é que seja feita ao menos de dois anos comparativos, para trazer um mínimo de histórico de contas, e também avaliar melhor o que ocorreu com o fundo de obras e com o fundo de reservas, bem como sobra a inadimplência e arrecadação mensal deste período.
Em muitas situações, esta auditoria, resulta em prova documental suficiente para o condomínio entrar com a ação de locupletamento ilícito, que é o acréscimo de bens que se verifica no patrimônio de um sujeito, em detrimento de outrem, sem que para isso tenha um fundamento jurídico.
Em outros casos, o problema identificado não é exatamente a má fé, mas a falta de informação da administradora para com o síndico e conselheiros fiscais, que podem induzir em erro de análise de contas, por esta razão uma auditoria preventiva de acompanhamento também é bastante útil ao condomínio.
É importante ter em mente que a auditoria de prestação de contas ideal é aquela feita em caráter preventivo, a fim de manter regular todas as contas, sejam estas condominiais, cooperadas ou associativas.
Walkyria Ribeiro é proprietária da auditoriaepericia.net